Wichtige Informationen zum elektronischen Rechnungsempfang bei der Stadt Reutlingen

Seit dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen. Die Stadt Reutlingen ist noch nicht in allen Bereichen/Ämtern auf die Verarbeitung von E-Rechnungen umgestellt. Daher sind wir nunmehr gefordert, gemeinsam mit unseren Lieferanten eine einfache, gute und gesetzeskonforme Übergangslösung für die verschiedenen Bereiche zu finden.

Nicht umgestellte Bereiche:
An noch nicht umgestellte Bereiche soll vorzugsweise noch eine Rechnung in Papierform gesendet werden oder alternativ eine PDF. Sofern Ihre Rechnungsstellung nur elektronisch erfolgen kann, ist ein E-Rechnungsformat welches erfahrungsgemäß einfach und zeitnah in allen Bereichen bearbeitet werden kann die „ZugFeRD-Rechnung“. Dieses Format vereint einen elektronischen Datensatz sowie eine lesbare PDF.

Aus diesem Grund sollten an unsere noch nicht umgestellten Bereiche ausschließlich E-Rechnungen im ZugFeRD-Format übermittelt werden. Nur so kann eine schnelle und fehlerfreie Rechnungsbearbeitung und –auszahlung gewährleistet werden.

Alle nachfolgenden Punkte gelten ausschließlich für Bereiche mit E-Rechnung:
Die Bereiche, die bereits umgestellt sind, können der unten angefügten Aufstellung entnommen werden. An diese Bereiche können Rechnungen in einem strukturierten Daten-Format (XRechnung, ZugFeRD-Rechnung) übermittelt werden.

Für die Rechnungsstellung sind hierbei folgende Punkte zu beachten:

Adressierung/Rechnungsadresse:

• Stadt Reutlingen
  ZRE THHxxxx (Hinweis: xxxx muss durch die Kennziffer des Bereichs ersetzt werden)
  Marktplatz 22
  72764 Reutlingen

E-Mail Postfach

• E-Mail-Postfach für Bereiche mit E-Rechnung: rechnung.stadt(at)reutlingen.de
• Es können Rechnungen im Format PDFA, XRechnung und ZUGFeRD  verarbeitet werden
• Der E-Mail-Text darf keine rechnungsrelevanten Informationen enthalten
• Es darf nur eine Rechnung oder Gutschrift pro E-Mail gesendet werden
• Sofern der Rechnung Anlagen (z.B. Lieferscheine, Rapportzettel, AGB, etc.) beigefügt sind muss die Rechnung im Dateinamen als "Rechnung" gekennzeichnet sein. Die Bezeichnung der Anlagen ist für die Bearbeitung nicht relevant, sie dürfen jedoch das Wort "Rechnung" nicht enthalten
• Gutschriften müssen, sofern der E-Mail weitere Anlagen beigefügt sind, als "Rechnungsgutschrift" bezeichnet werden. Die Bezeichnung der Anlagen ist für die Bearbeitung nicht relevant, sie dürfen jedoch das Wort „Rechnung“ nicht enthalten

• Die E-Mail darf eine Gesamtgröße von 30 MB nicht überschreiten. Wenn Sie uns größere
  Dateien schicken möchten, kontaktieren Sie bitte die Stadtkasse (Kontaktdaten siehe unten)

Teilhaushalt

•  Der Teilhaushalt (THHxxxx) muss auf jeder Rechnung im Adressfeld angegeben werden. Dieser muss beim zuständigen Fachamt erfragt werden, sofern sich dieser nicht aus der Bestellung ergibt. Eine Übersicht über die Teilhaushalte und die THH-Kennungen finden Sie außerdem weiter unten auf dieser Seite.
• Bei elektronischen Rechnungen (XRechnung, ZUGFerd) sollte der Teilhaushalt zusätzlich zum Adressfeld in das Feld BT-51 (BuyerAdressLine2) eingetragen werden

Kontierungsobjekte:

• Kontierungsobjekte (Kostenstelle, Auftrag, PSP-Element), die die Bearbeitung beschleunigen, erhalten Sie vom zuständigen Fachamt. Das Kontierungsobjekt sollte bei elektronischen Rechnungen in das Feld BT-133 (Kontierungshinweis) eingetragen werden